Paso 1. Definición del master plan
He participado en varios diseños de plantas y líneas de proceso, en algunos casos materializando desde cero la idea de los usuarios y en otras oportunidades, validando que la propuesta que han recibido cumpla con sus expectativas y necesidades. En el diseño de una línea no hay soluciones estándar, cada empresa personaliza a su manera su línea y es a través de su propio diseño que la empresa transmite sus valores, identidad y cultura empresarial.
Por lo tanto, para empezar con el diseño de una línea, es importante conocer muy bien a nuestro cliente, su misión, visión, valores, etc, pero en particular a los actores dentro de la organización que nos permitan conceptualizar la línea, esto es las áreas comercial, agrícola y operaciones.
Entonces, ¿por dónde empezar? No hay área que sea más relevante que otra, todas contribuirán en el diseño de la línea, la información, data y limitaciones del día a día que nos transmitan nos permitirá establecer lo que será en adelante la ruta crítica del proyecto, esto es el Master Plan.
El Master Plan
Es una hoja de ruta detallada, una pauta producto de un trabajo multidisciplinario que guía el desarrollo de un proyecto complejo, asegurando que todos los esfuerzos, recursos, actores y objetivos estén alineados con una visión a largo plazo. Este documento debe estar aprobado, respaldado y difundido por la Alta Dirección de la empresa.
Consiste en un documento estratégico integral que define para el presente y futuro la visión global, objetivos, fases, recursos, cronograma y lineamientos técnicos necesarios para planificar, desarrollar y ejecutar un proyecto de forma estructurada, eficiente y sin sobresaltos presupuestales. A priori, permite estimar el nivel de inversión del proyecto general y de cada una de las etapas que lo componen y deja establecidos aquellos hitos que se deben alcanzar para dar por concluida una etapa y empezar la siguiente.
Pero no está escrito en piedra. Es una pauta dinámica sujeta a revisión periódica, ya que debe adaptarse a factores exógenos fuera de nuestro control, como el mercado, el clima, entre otros. Entonces, es una línea de tiempo que debe ajustarse al contexto global y situaciones específicas, validando los pasos establecidos o adecuándolos para que nos lleven al nuevo norte si es que este cambiara.
Situaciones recientes que fueron motivo de revisión de los planes estratégicos tenemos el Covid 19, la crisis de los contenedores, las nuevas tendencias de consumo, la fluctuación mundial de precios, el cambio climático, entre otros.
Acopio de Información
Partamos de la base que no contamos con una línea de empaque. Debemos reunir información que nos permita dimensionarla. Dentro de la nube de cada empresa hay mucha información por aterrizar y analizar que muchas veces queda relegada por falta de tiempo o personal dedicado a este análisis. Pero al margen de esta data, un paso importante es el F2F o el cara a cara con los responsables de las áreas que nos permitan ver la operativa y encontrar las oportunidades de mejora que el día a día no les permite ver.
Área Comercial
Nos permitirá tomar conocimiento de los requerimientos del mercado y las nuevas tendencias. Pondrá a nuestro alcance las necesidades específicas de los clientes: formatos de presentación, calibres demandados, categorías de producto, marcas a empacar, etc. La combinación de todas estas variables define el número de SKU (códigos de inventario) que la futura línea de proceso (Área de Operaciones) tendrá que entregar.
Y respecto al inventario, ¿queremos ser una empresa de pocos o muchos SKUs? Desde el punto de vista de costos, eficiencia, productividad, logística e infraestructura, esto define contextos muy distintos.
Evitemos ser un Fast Food, que abastezca todo tipo de pedidos en cualquier momento. Tener muchos SKU sólo le significará a la línea un alto nivel de complejidad operacional que sacrificará costo, eficiencia y productividad. Un análisis del tipo Pareto debiera permitirnos identificar y así enfocarnos en ese 20% de nuestros productos que genera el 80% del ingreso de la operación. Las empresas deben ser capaces de purgar aquellos productos que sólo generan ruido, desgaste y sobrecostos en la operación.
Área Agrícola
Para vender hay que producir, y la magia del proceso empieza en el campo. Esta área lleva a cuestas una alta responsabilidad, no sólo porque debe producir el volumen de fruta que el Área Comercial tiene comprometida con sus clientes, sino porque esta fruta debe cumplir estándares y condiciones que cada vez son más exigentes.
En cada campaña, campo producirá un volumen de fruta que definirá la oferta comercial, y para ello trabaja con programas de siembra, evaluación de varietales, estado fenológico del cultivo, aspectos fitosanitarios, entre otros, y es el conjunto de todas estas variables bajo el manejo por parte del equipo agrícola lo que se traduce en un rendimiento por hectárea y en consecuencia en una proyección anual de cosecha que, hilando más fino, se traduce en un programa de cosecha semanal, que es el punto de partida para elaborar el programa de ventas (Área Comercial) y el programa de empaque (Área Operaciones). Es el programa semanal de cosecha el que le permitirá al Área de Operaciones planificar sus inversiones a lo largo del tiempo.
Área Operaciones
Con la información de las otras áreas, le corresponde al Área de Operaciones diseñar su línea de empaque, en base al volumen de fruta proyectado por el Área Agrícola y las combinaciones de kilos de fruta y formatos de empaque que el Área Comercial les ha ofrecido a sus clientes.
Entonces, toda la data que hasta el momento se ha generado, permitirá trabajar el Master Plan para el diseño y futuras ampliaciones de la línea de proceso. Esta pauta permitirá programar año tras año todos los hitos y actividades que se deben cumplir, entre otros:
– Habilitar en el año 1 la línea con la capacidad de proceso y formatos de empaque necesarios.
– Aumentar la capacidad de proceso sea ampliando la línea o vía nuevos formatos de empaque.
– Implementar la clasificación electrónica por defectos para no depender de la selección manual.
– Desarrollar el automatismo en el fin de línea para no depender al 100% de la mano de obra.
– Aumentar la capacidad de proceso vía el incremento en la capacidad del transporte de cajas.
– Implementar sistemas autómatas AGV para movilizar los pallets desde la línea a las bodegas.
En la siguiente entrega discutiremos el balance que debemos tener entre tecnología e inversión.
Conclusiones
El Master Plan, más allá de un documento escrito, no es sino llevar un único orden transversal en el trabajo de varias áreas, es tener objetivos comunes y que cada área asuma responsabilidad del impacto de sus decisiones sobre el resto de áreas. Es el resultado de un trabajo consensuado.
Periódicamente revisado y difundido, les permitirá a las 3 áreas crecer de la mano, adaptándose al contexto del mercado u otros factores, que afectan a todos.
El Master Plan es un compromiso con la Alta Dirección, es cumplir con las mejoras, ampliaciones, compras, etc, que garanticen que la línea de proceso tenga la capacidad suficiente para absorber los volúmenes que campo produzca, dentro de una inversión racional sin sobredimensionar la capacidad de los equipos.
Teniendo claras las inversiones para cada año, evitaremos las cajas negras o sorpresas por falta de una adecuada planificación.
Ricardo Acha
Gerente General –
PROYECTA asociados
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